La déclaration de l’association peut se faire directement par un représentant de l’association comme elle peut être confiée à un huissier de justice. Ce sont les membres du bureau de l’association qui peuvent décider.
Pour effectuer la déclaration de l’association, le dossier à constituer doit contenir :
- La lettre de déclaration : cette lettre doit informer que la décision de créer l’association a été prise après une assemblée générale constitutive où tous les participants ont donné leur accord. La lettre doit aussi mentionner le nom, l’objet et le siège de l’association. Les membres du bureau constitutif doivent aussi apparaitre sur la lettre ainsi que leurs fonctions au sein du bureau ;
- Le procès-verbal de l’assemblée générale constitutive : C’est lors de cette assemblée que les membres du bureau se mettent d’accord sur les missions de l’association ainsi que les modalités de gestion interne ;
- La liste des membres du bureau de l’association : c’est un tableau qui regroupe de manière détaillée toutes les informations de civilité des membres du bureau. On retrouve sur le tableau les noms et prénoms, les nationalités, les dates et lieux de naissance, les numéros des cartes d’identité nationale ou des cartes de séjour pour les étrangers, les professions ainsi que les domiciles des membres du bureau dirigeant, sans oublier leur poste au sein du bureau ;
- Les justificatifs administratifs : il faut prévoir les copies des cartes d’identité nationale ou des cartes de séjour pour les étrangers qui sont membre du bureau ;
- Les statuts : les copies des statuts de l’association doivent aussi être signées et légalisées avant d’être rajoutées au dossier.
N.B : La déclaration et les pièces y annexées devront être signées et certifiées conformes par l’auteur de la déclaration. Elles seront assujetties au timbre de dimension, à l’exception de deux exemplaires.
Tout changement survenu dans l’administration ou la direction ainsi que toute modification apportée aux statuts, toute création de succursales, filiales, établissements détachés doivent, dans le mois de survenance, faire l’objet d’une déclaration dans les mêmes formes que ci-dessus.
Ces modifications et changements ne sont opposables aux tiers qu’à partir du jour où ils ont été déclarés.
Dans le cas où aucun changement dans le personnel de direction n’est intervenu, les intéressés doivent en faire la déclaration à l’époque prévue statutairement pour ledit renouvellement.
Récépissé cacheté et daté sur-le-champ est délivré pour toute déclaration de modification ou de non modification.