La justification de toute information comptable et l’archivage rigoureux de cette justification en tant que preuve comptable sont essentiels pour la conservation des données financières, leur accessibilité immédiate et la fluidité des contrôles, vérifications et prises de décision ultérieures.
En comptabilité toute dépense quel que soit son montant doit être justifiée par une pièce. Sans cette justification, la dépense comptabilisée représente un risque comptable et fiscal et va être rejetée puisqu’il s’agit d’une charge non justifiée.
Quelle est l’utilité d’une pièce justificative ?
La pièce justificative possède une double utilité :
- La pièce justification est la base de l’enregistrement comptable : c’est seulement lorsqu’on reçoit la pièce justificative qu’en peut passer l’écriture comptable ;
- La pièce justificative est la preuve à toute occasion de contrôle : chaque dépense enregistrée, quel que soit son montant, doit impérativement être justifiée par un document probant. L’absence de cette justification expose l’entité à des risques significatifs tant sur le plan comptable que fiscal.
Il existe deux types de pièces justificatives:
Au Maroc, le délai de conservation des pièces justificatives en comptabilité est généralement de dix (10) ans à compter de la clôture de l’exercice comptable auquel se rapportent ces pièces.
Cette obligation est stipulée notamment par l’article L123-22 du Code de Commerce qui impose la conservation pendant 10 ans des livres et documents comptables et par les dispositions du Code Général des Impôts (CGI) relatives à la tenue et à la conservation des documents comptables à des fins fiscales.
Les pièces justificatives concernées par cette obligation incluent les pièces internes et externes et toute autre pièce justifiant une transaction ou une écriture comptable.
Il est important de noter que ces délais sont des minimums légaux. Il est parfois conseillé de conserver certains documents plus longtemps pour des raisons juridiques ou de gestion interne.
La conservation doit garantir l’intégrité et la lisibilité des documents, qu’ils soient conservés sur support papier ou électronique.
En cas de contrôle fiscal, l’absence de pièces justificatives demandées peut entraîner des sanctions financières.