Les pièces justificatives externes à l’association sont émises par les tiers : fournisseurs, assurances, banques, membres, locataires, …
Devis :
Un devis émis par le fournisseur répond à une demande de devis exprimée par l’association pour effectuer un achat de bien ou de service. L’obligation de demander un ou plusieurs devis dépend généralement du modèle de gestion de l’association et du seuil d’achat fixé par l’association ou exigé par le bailleur de fonds.
Le devis doit lister les articles avec les mêmes critères mentionnés dans la demande de devis communiqué par l’association et doit préciser les prix de chaque article ainsi que le montant total. L’association peut exiger d’autres conditions spécifiques à savoir : délais et modalités de livraison, modalités de paiement, …), et le fournisseur sera obligé de répondre à ces conditions spécifiques pour que le devis soit valable.
Bon de livraison :
Après avoir adressé au fournisseur un bon de commande et à la livraison de la commande, le fournisseur remet un bon de livraison.
Le bon de livraison est une sorte de facture provisoire qui accompagne la livraison, permettant à l’association de vérifier la conformité des articles livrés par rapport au bon de commande.
La copie du bon de livraison cachetée par l’association valide et documente la conformité de la livraison et tient lieu de bon de réception.
Facture :
La facture est un document commercial, juridique et comptable établi par le fournisseur lors d’une vente de bien ou de prestation de service.
La facture est donc une justification légale à éditer en deux exemplaires et à conserver par les deux parties, dans le but de prouver que la vente a eu lieu.
Pour être valable, une facture doit obligatoirement contenir les informations suivantes :
- La mention “ facture ” ;
- Le numéro de la facture ;
- La date d’émission de la facture ;
- Le nom ou la raison sociale du fournisseur ;
- S’il s’agit d’un autoentrepreneur ; la dénomination est le nom et prénom suivis de la mention “auto-entrepreneur” ;
- L’adresse du siège social ;
- Le numéro d’Identification Fiscale (IF) ;
- Le numéro de Registre de Commerce (RC) ;
- Le numéro de la Taxe Professionnelle (TP) (Patente) ;
- Le numéro de l’Identifiant Commun des Entreprises (ICE) ;
- Le nom et les coordonnées du client ;
- Le numéro de l’Identifiant Commun des Entreprises (ICE) du client s’il s’agit d’un professionnel ;
- Le décompte détaillé de chaque prestation et/ou produit, en quantité et en prix unitaire HT ;
- La somme globale à payer hors taxe (HT) ;
- Les taux et montants de TVA applicables ;
- Le montant total à payer en toutes taxes comprises (TTC) exprimé en chiffres et en lettres ;
- Le mode de paiement : Chèque, virement, espèces, etc… à défaut les conditions de paiement (délais de règlement, montant de l’acompte éventuel).