Les pièces justificatives internes sont des pièces émises par l’association pour ses besoins propres de documenter et justifier ses entrées et sorties d’argent ou de biens.
Reçu :
Le reçu atteste de la réception d’un bien ou d’une somme d’argent. Afin d’être valide ; il doit comporter au minimum les informations suivantes :
- Le numéro d’ordre unique et séquentiel du reçu ;
- L’identification du donateur (nom et fonction, par exemple : membre, bénévole, …) ;
- Le montant précis de la somme reçue (en chiffres et, si pertinent, en lettres) ou la désignation du bien reçu ;
- Le mode de règlement (espèces, chèque, virement bancaire, etc.) ;
- La désignation claire de l’objet du règlement (la nature de la transaction) ;
- La date de réception et la signature manuscrite du receveur (avec mention de sa fonction, par exemple : Trésorier, Comptable, …).
Ce reçu est établi en au moins deux exemplaires : l’original est remis à la partie ayant effectué le paiement ou la remise du bien (le donateur), et une copie est conservée par l’association pour ses archives comptables.
Décharge :
La décharge est un document formel par lequel l’association confirme que la personne désignée a bien reçu le bien ou l’argent qui lui a été confié temporairement. Elle sert de preuve de cette réception.
Ce document est produit en double exemplaire : l’un pour la personne qui reçoit, l’autre pour les archives de l’association.
Pour être valide, une décharge doit au minimum contenir :
- Les informations d’identification de l’association (nom, adresse, contact) ;
- Les informations d’identification de la personne qui reçoit : nom et statut si elle est membre, nom, fonction et organisation si elle est externe ;
- Le numéro de sa pièce d’identité ;
- La description claire et détaillée de ce qui est reçu (nature, quantité, montant précis) ;
- La date et le lieu où la décharge est signée ;
- La signature de la personne qui a reçu le bien ou l’argent.
Note de frais :
Une note de frais est établie en deux exemplaires dont l’un est remis à l’intéressé et l’autre conservé par l’association. Pour être valable, la note de frais doit contenir au minimum les informations suivantes :
- Le nom et coordonnées de l’association ;
- Le nom, prénom et qualité de la personne concernée par les frais (salarié ou bénévole) ;
- La description claire du motif des dépenses ;
- La date des dépenses effectuées ;
- Le détail des dépenses effectuées (désignation des dépenses et montants correspondants) ;
- Le montant de l’avance, dans le cas où la personne a reçu une avance sur les frais ;
- Le total des dépenses effectuées ;
- La somme à rendre/recevoir, dans le cas où la personne concernée a reçu une avance ;
- La date et le lieu de l’établissement de cette note de frais ;
- La signature de la personne concernée ;
- La signature de la personne qui valide cette dépense (trésorier de l’association, responsable hiérarchique, …).
Bulletin de paie :
Le bulletin de paie constitue la preuve essentielle émise par l’association à l’attention de ses salariés pour documenter le versement de la rémunération pour une période de travail donnée. Le bulletin de paie détaille les éléments constitutifs de cette rémunération, ainsi que les différentes retenues et cotisations.
En tant que document justificatif interne qui remplit les obligations légales en matière de droit du travail et de fiscalité, le bulletin de paie sert à :
- Documenter la rémunération versée à chaque salarié.
- Justifier les charges de personnel pour la comptabilité de l’association.
- Fournir une information transparente au salarié sur sa rémunération et les déductions effectuées.
- Servir de base pour le calcul et le paiement des cotisations sociales et fiscales.
- Répondre aux obligations légales en matière de droit du travail et de tenue des registres de personnel.
Un bulletin de paie doit obligatoirement contenir au minimum les informations suivantes :
Identification de l’association employeur :
- Dénomination sociale ou nom de l’association
- Adresse du siège social
- Numéro d’Identification Fiscale (IF)
- Numéro de la Caisse Nationale de Sécurité Sociale (CNSS)
- Le cas échéant, autres numéros d’affiliation pertinents
Identification du salarié :
- Nom et prénom
- Numéro de sécurité sociale (N° CNSS)
- Fonction ou poste occupé
- Période de travail concernée par la paie
Éléments de la rémunération brute :
- Salaire de base
- Heures supplémentaires et leur majoration
- Primes et gratifications (nature et montant)
- Indemnités diverses (transport, logement, etc.)
- Avantages en nature (évaluation)
- Autres éléments constitutifs de la rémunération brute
Retenues salariales :
- Cotisations salariales CNSS (taux et montant)
- Impôt sur le Revenu (IR) retenu à la source (base de calcul et montant)
- Autres retenues (mutuelle, avances, etc.)
Cotisations patronales :
- Cotisations patronales CNSS (taux et montant)
- Autres cotisations patronales obligatoires
Net à payer : Montant de la rémunération brute diminuée des retenues salariales.
Date d’établissement du bulletin de paie.
Période de paiement.
Mode de paiement (virement bancaire, chèque, etc.).
Le bulletin de paie est généralement établi en au moins deux exemplaires : un original est remis au salarié, et une copie est conservée par l’association.